En la sección Reportes/ Personalizados de casi todos los módulos, encontrarás el icono de crear reportes siempre y cuando tu usuario pertenezca a un rol con este permiso.  Haz clic sobre el icono de Crear

Crea un un reporte mínimo con estos datos básicos .

Nombre: Asigna un nombre corto pero descriptivo y claro de hasta 100 caracteres.  Es obligatorio. 

Configurador: En la pestaña "Avanzado", se muestra el usuario que está creando el reporte, pero tienes la opción de asignar otro responsable utilizando el buscador de usuarios. El configurador es la persona autorizada para realizar modificaciones en el reporte y asignar permisos relacionados con el mismo.

Estado: No puedes modificar este campo, muestra la opción Activo de manera predeterminada, una vez creado el reporte se puede inactivar para que no pueda ser consultado.

Las que cumplan estos criterios de búsqueda

En esta sección elegirás la información que se muestra en el reporte.  Al tener la opción de crear reportes podrás elegir de entre todas la variables activas que existen en el sistema, inclusive aquellas sobre las cuales no tienes ningún tipo de permiso. (a Excepción del módulo de planes donde según tus permisos podrás crear un reporte de todas las tareas o todos los planes existentes, o de solo las tareas y planes a los cuales tienes acceso).

Puedes definir si en el reporte se mostrará información dinámica basada en unos filtros o información fija determinada aquí en la configuración del reporte:

Al seleccionar la opción “Las que cumplan estos criterios de búsqueda”, puedes introducir diferentes criterios para seleccionar la información que deseas que se encuentren en el reporte. La lista de resultados de esta búsqueda solo se mostrará en la visualización del reporte.  En el momento de consultar el reporte, éste mostrará todas la información existente en la Suite que cumplan con estos criterios de búsqueda, incluso aquellas que fueron creadas después que el reporte.

Los campos para definir el criterios de búsqueda son los mismos campos del buscador de cada concepto (variables, planes, tareas, mejoras, riesgos).

Además, puedes incluir información fija desde la opción “Agregar” de la sección “Más estas preseleccionadas”. La información agregada a través de esta sección se mostrará siempre en el reporte.

Haz clic en Agregar para ir al buscador del concepto y seleccionar la información que quieres agregar al reporte.  Búscalas, marcalas y haz clic en Agregar y cerrar

Sección para Realizar el Formato del Reporte

Encabezado y Pie de página

Estas secciones están divididas en 3 columnas cada una. Has clic sobre cada una de ellas y se muestra la lista de opciones que puedes agregar al encabezado y pie de página del reporte. 

Las opciones para el encabezado y pie de página son:

• Vacío:  no aparece nada, es el valor por defecto.
• Nombre del reporte:  corresponde al nombre con que se guardó el reporte, si modificas el nombre del reporte y guardas, la próxima vez que se genere se verá el cambio 
• Fecha de generación del reporte: Corresponde a la fecha del servidor en el momento en que se genera el reporte.
• Página #:   Muestra el número de página del reporte
• Página # de #:  Muestra el número de página y el total de páginas del reporte
  
  Los siguientes campos se han configurado en la opción Datos básicos/Empresa del módulo administrador.
• Logo de la empresa
• Nombre de la empresa: 
• Representante legal
• Dirección de la empresa
• Teléfono de la empresa
• Ciudad de la empresa
• Identificador de la empresa

Atributos

Para todos los módulos excepto indicadores se mostrará la lista de atributos como lo puedes ver en la siguiente imagen, haz clic sobre Atributos para ver la lista de campos disponibles para incluir en el reporte. 

Para el reporte personalizado de indicadores, los atributos se mostrarán agrupados por la primera palabra del atributo. Si un agrupador que tiene al menos un atributo marcado, aparecerá un punto verde al lado izquierdo del agrupador, como se muestra en la siguiente imagen en el atributo "Anual".

NOTA: Esta agrupación no aplica para los Atributos personalizados.

Si eliges un atributo de tipo tabla de atributos para tu reporte podrás verlo al previsualizarlo como se muestra en la siguiente imagen.

De acuerdo al módulo en que estés creando reporte personalizado verás los atributos de cada concepto de ese módulo, a continuación verás para cada módulo que atributos están disponibles:

• Atributos de Mejoras
• Atributos de Planes
• Atributos de Registros
• Atributos de Reuniones
• Atributos de Riesgos
• Atributos de Riesgos Pro
• Atributos de Tareas
• Atributos de variables
• Atributos de conceptos personalizados

Grupos

Los grupos permiten agrupar el concepto del cual esté creando el reporte por ejemplo en indicadores las variables se pueden agrupar hasta en tres categorías para su visualización en el reporte. La primera categoría elegida se considerará como el grupo primario y los otros como subgrupos uno del otro, según el orden elegido.  Por ejemplo es posible que quieras ver todas las variables creadas agrupadas por el Propietario y dentro de ese grupo agrupadas por el Tipo de variable y dentro de ese grupo por su Frecuencia

Has clic en grupos y luego has clic el campo por el cual quieres hacer el primer agrupamiento, puedes agrupar por uno, dos o por tres niveles.  Solo se puede agrupar por lo campos que se muestran en el listado.  Cada vez que elijas un agrupamiento verás sobre la tabla de valores el nombre de campo por el que agrupaste.  Puedes cambiar el orden de los campos por los que quieres agrupar, manteniendo clic sobre el agrupador y arrastrándolo a la posición deseada.

La ventaja que da la agrupación es que crea una tabla por grupo y para cada tabla puedes definir por columna un campo totalizador que cuente el número de resultados, los sume, busque el máximo, mínimo o los promedie.

Campos totalizadores

Para el reporte o para cada grupo cuando los has definido podrás configurar que al final de la tabla del grupo se muestren unos campos que totalizan por columna, las opciones que dispones para atributos numéricos son:

• Vacío:  No totaliza
• Suma: suma todos los valores de es columna para cada grupo. 
• Máximo: muestra el máximo valor de la columna para cada grupo
• Mínimo: muestra el mínimo valor de la columna para cada grupo
• Promedio: muestra el valor promedio de la columna para cada grupo
• Cuenta: cuenta el número de ítems retornados que tienen algún valor de la columna para cada grupo

Para atributos texto son:

• Vacío:  No totaliza
• Cuenta: cuenta el número de ítems retornados que tienen algún valor de la columna para cada grupo

Has clic sobre el reglón vacío de la columna que quieres totalizar, elige la forma de totalizar de la lista que aparece, si quieres eliminar un totalizador has clic sobre él y elige Vacío 

Orden

Esta opción está diseñada para configurar el orden de los items del reporte o de cada agrupación. Puede ser ascendente o descendente.  Has clic en Orden y para cada grupo elige si quieres ordenar ascendente o descendentemente,   Si además quieres ordenar la información que se muestra dentro de cada grupo lo puedes hacer por algunos atributos, elígelo con valor descendente o ascendente como lo requieras.

Si seleccionas ambos medios de orden, el sistema dará prioridad al orden de los grupos y dentro de los grupos, al orden de las columnas de datos o atributos.

Cuando se han seleccionado el encabezado, los atributos, grupos, totalizadores, orden y píe de página, se visualiza de la siguiente manera la pantalla de creación:

En la parte inferior de la sección de formato del reporte, se encuentran los botones 

Guardar

Has clic en guardar para crear el reporte personalizado.  Debes obtener un mensaje así:

Si no ingresas los campos obligatorios marcados con un *, entonces al guardar conseguirás un mensaje así:

Si no fijas una consulta predeterminada o preseleccionas variables entonces al guardar conseguirás un mensaje asi:

Si no eliges atributos para mostrar en el reporte entonces al guardar conseguirás un mensaje así:

NOTAS

• En este reporte no se tiene en cuenta el formato de los datos de las variables. Si una variable no tiene decimales, se mostrará con ,00. En general, los datos se mostrarán con dos decimales.
• Si el reporte incluye atributos personalizados tipo Selector de Concepto, éstos se mostrarán en color azul para indicar que son enlaces para acceder a la pantalla de exploración de cada uno de ellos.
• En los reportes personalizados NO se pueden agregar atributos personalizados de tipo subtítulo, imagen.
• En los reportes personalizados de conceptos personalizados podrás agregar atributos de tipo Tabla de atributos

Incluir análisis causa-efecto-solución-soportes en el reporte personalizado de indicadores

Si cuentas con los permisos para crear o editar reportes personalizados de Indicadores al desplegar la lista de atributos encontrarás las opciones de análisis: causa-efecto-solución-soporte, de esta forma podrás ver el análisis detallado sobre las variables y comprender mejor las causas y efectos de sus resultados y posibles soluciones.

Estas opciones aparecerán en las agrupaciones de los atributos: 

Al seleccionar causas, efectos, soluciones y soportes, el sistema añadirá automáticamente las columnas al reporte.

NOTA: Si se han modificado desde la base de datos los nombres de las columnas o las opciones de la tabla de análisis, estos atributos del reporte tomarán estos cambios.

Al guardar y previsualizar el reporte, la información que se muestra en el reporte corresponde al último periodo que se encuentre dentro de la agrupación seleccionada.

Filtros en los reportes de un concepto personalizado con flujo

En los parámetros del concepto personalizado con flujo, cuando el campo "Ap como filtro predeterminado del reporte de publicar" este vacío, se mostrará el filtro de flujo desde reportes como selector de conceptos

pero cuando el campo "Ap como filtro predeterminado del reporte de publicar"  tenga valor, en los reportes el filtro de "Flujo" se verá con una lista y al seleccionar un flujo se habilitará el campo "paso gestionado". En el campo "Paso gestionado" el sistema listará los pasos del flujo y la opción "Todos".

Agrupación de atributos en conceptos con y sin flujo en el reporte

Si creas un atributo personalizado tipo selector de concepto y este atributo ha sido usado, al consultar los atributos durante la creación o edición del reporte, este atributo mostrará agrupados los atributos del concepto seleccionado. De esta forma, podrás incluir información de otro concepto en el reporte.

Por ejemplo, en el módulo "Gestión de activos" crearemos un atributo de selector de concepto para incluir información del concepto "Metas de venta" en el reporte.

Al seleccionar la opción Atributos personalizados del concepto "Activo" se mostrará la siguiente pantalla, allí elegiremos el botón crear.

Luego seleccionaremos el tipo de atributo "selector de concepto" y lo llamaremos "Metas de ventas de activos, en el campo "Clase aceptada" seleccionaremos el concepto "Metas de venta" y guardaremos.

Ahora ingresaremos a la opción de reportes del concepto "Activo" y crearemos un reporte. En la sección de atributos, encontraremos el selector de concepto que creamos llamado "Metas de ventas de activos". Este atributo agrupa los atributos del concepto "Metas de venta" que elegimos en la clase aceptada, de esta manera podemos incluir información de otro concepto en el reporte.

Atributos propios de mejoras y planes en los reportes personalizados de conceptos con y sin flujo

Cuando crees un atributo de tipo selector de concepto en donde la clase aceptada sea un plan o una mejora, al crear o editar un reporte personalizado de un concepto con flujo o sin flujo, podrás ver los campos propios del plan o de la mejora listados en los atributos que se muestran para la creación  o edición del reporte. 

por ejemplo, en el módulo de portafolio de proyectos, en el concepto con flujo llamado "Proyecto" seleccionaremos la opción atributo personalizados.

En esta ventana, seleccionaremos la opción "Crear". Luego, elegiremos el tipo de atributo "Selector de concepto". Llamaremos este atributo "Atributos de mejoras" y en el campo "Clase aceptada", seleccionaremos "Mejora". Después, guardaremos los cambios.

Ahora, seleccionaremos la opción "Reportes" en el mismo concepto donde creamos el atributo. Cuando se cargue la ventana, elegiremos la opción "Crear".

En esta venta de creación del reporte, al desplegar la lista de los atributos para la creación del reporte, podemos ver el atributo que creamos anteriormente llamado "Atributos de mejoras", al desplegar este atributo encontraremos algunos de los campos propios de la solicitud de una mejora como:  el Código de la mejora, el Flujo de mejoramiento, el Tipo de mejora, el Paso Actual y el Usuario que registra la mejora, además de los atributos personalizados que se han creado para las mejoras.

NOTA: Si creas un atributo de tipo selector de concepto en donde la clase aceptada sea "Plan de acción" encontrarás  los campos propios del plan como: la Descripción, la fecha inicial planeada, la fecha final planeada, el responsable, el estado, la Fecha inicial real del plan, la Fecha final real del plan, además de los atributos personalizados que se han creado para los planes.