Manual - Administrador 10 : Mantenimiento de archivos adjuntos

Puedes hacer mantenimiento de archivos adjuntos si perteneces a un rol que tiene habilitada la opción Mantenimiento del Módulo Administrador como se muestra en la siguiente imagen:

Al ingresar por el módulo Administrador > Módulos  y seleccionar la opción  Mantenimiento, te llevará a una nueva ventana y allí podrás volver a cargar archivos para los links de descargas que presenten un error y no permitan ser descargados,

Por ejemplo, al explorar una variable en la pestaña análisis en la sección comentarios vemos que el comentario que realizó Alonso Quijano tiene un archivo adjunto y se muestra un signo de admiración rojo que indica que el link de descarga está roto, y al intentar descargarlo aparece un mensaje que indica que el archivo no está disponible debido a que hay un error y el sistema no puede consultarlos.

Si das clic en el botón consultar de la opción cometarios, que sirve para cargar archivos de comentarios, te llevará a un buscador en el que debes seleccionar el módulo o el concepto y dar clic en buscar.

Los resultados de la búsqueda muestran los archivos en una tabla, en la que puedes ver el Nombre, tipo, Ruta del archivo, Fecha, Responsable, Elemento relacionado y un botón para cargar el archivo. Al dar doble clic en la opción para cargar el archivo aparecerá el mensaje de operación exitosa y al volver a consultar el adjunto que tenía el link roto. Este se mostrará disponible y podrá ser descargado.

La opción Comentarios te permite cargar archivos adjuntos asociados a un concepto, que no estén disponibles en el VeFile para ser descargados, debido a que fueron borrados o tienen un error y el sistema no puede consultarlos. Esta opción no incluye ningún tipo de seguridad, Al seleccionar buscar se mostrarán los archivos que pertenecen a un comentario y por algún motivo se perdieron. Hay diferentes filtros para clasificar los archivos:

• Planes: Se cargan los comentarios de acciones con adjuntos registrados y No disponibles en el Vefile.
• Indicadores: Se cargan los comentarios del valor y del análisis del valor con adjuntos registrados y No disponibles en el Vefile.
  
• Reuniones: Se cargan los comentarios de los puntos de la agenda y conclusiones de sesiones con adjuntos registrados y No disponibles en el Vefile.
  
• Gestión de Riesgos: Se cargan los comentarios de las acciones de solicitud aprobación, rechazo de las devoluciones de fase de riesgos con adjuntos registrados y No disponibles en el Vefile.
• Registros de calidad: Se cargan los adjuntos asociados a un registro de calidad y No disponibles en el Vefile.
• Compromisos: Se cargan los adjuntos asociados a un compromiso y No disponibles en el Vefile.

La opción presentaciones te permite ingresar rápidamente una imagen de fondo a una presentación, se incluyeron los filtros: Nombre, Configurador, fecha de creación y última modificación.

NOTA: Estos filtros también quedaron habilitados para los buscadores de presentaciones.

La opción Actas de reuniones te permite regenerar las actas de reuniones incluyendo los archivos de comentarios y que pertenezcan a puntos de la agenda o conclusiones de la sesión .

NOTA: Las actas se regeneran con el formato que se encuentre actualmente configurado.

En la opción Documentos con versiones liberadas cuyo archivo no está disponible en el VeFile, te permite rápidamente subir el archivo de la versión. Esto no altera la información del documento, solo el nombre del archivo, la fecha de carga y el usuario que realizó el cargue, y esto es con el fin de dejar una trazabilidad.

Como una opción de mantenimiento de archivos puedes realizar copia de los archivos del VeFile. Podrás ver el directorio de archivos y el listado de archivos que incluye cada directorio con una opción de descarga.